Quản lý nhân sự bằng excel

Quản lý hồ sơ cá nhân của từng nhân sự ra sao mang đến đúng? Cùng xem thêm với cài đặt về miễn phí tổn file Excel quản lý làm hồ sơ nhân sự sau đây của hcdnn.com.vn.

*

Biểu mẫu Excel cai quản làm hồ sơ nhân sự

1. Các nguyên tố của một file Excel làm chủ làm hồ sơ nhân sự

Trong file làm chủ hồ sơ nhân sự bằng Excel bao hàm hầu hết thông tin sau:

Mã nhân viên (mã chnóng công): Mỗi nhân sự được gán với cùng một mã số thắt chặt và cố định không trùng nhau. lúc nhân sự kia nghỉ bài toán, mã số này rất cần được không thay đổi (ko gán lại cho những người khác).

Bạn đang xem: Quản lý nhân sự bằng excel

Họ với tên

Sở phận

Loại hình nhân sự: BOD, thống trị, nhân viên cấp dưới,...

Vị trí công việc: Là tên địa chỉ mà nhân viên sẽ đảm nhiệm, bao gồm cả cấp độ hiện thời. Ví dụ: Chuyên ổn viên sales Level 1

Loại hình có tác dụng việc: Full-time, part-time, thời vụ,...

Trung tâm làm việc: Trụ sở, chi nhánh 1, Trụ sở 2,...

Các loại sách vở buộc phải thiết: Sơ yếu đuối lý định kỳ gồm xác nhận địa phương thơm, Bản sao công bệnh CMTND hoặc CCCD, Bản sao công hội chứng giấy knhị sinc, Bản sao công hội chứng sổ hộ khẩu, Bản sao công bệnh bởi tốt nghiệp, Giấy khám sức khoẻ gồm vệt đỏ, Hợp đồng gồm chữ cam kết với dấu đỏ, hoàn toàn có thể thêm ảnh thẻ.

2. Cần kết hợp hồ sơnhân sự cùng với mọi biểu mẫu nhân sự Excel nào khác?

Nếu như nhằm thống trị báo cáo ứng cử viên, bộ phận tuyển dụng chỉ cần quan tâm tới một trong những thông báo cơ phiên bản như chúng ta và thương hiệu, thông tin contact, trình độ học vấn, kinh nghiệm tay nghề thao tác làm việc,... thì thống trị nhân sự yên cầu phức hợp những hơn thế nữa.

Để cai quản một phương pháp tổng quát cùng không thiếu thốn làm hồ sơ nhân sự, thì quanh đó file Excel làm hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp lớn đề xuất ssinh hoạt hữumột hệ thống tất cả 5biểu mẫu Excel khác:

File Excelcai quản danh sách nhân sự tổng quan:Đây là trang tổng quan lại duy nhất về đọc tin của các nhân sự đã thao tác làm việc tại đơn vị (sẽ trong thời hạn hòa hợp đồng).

File Excel thống trị hợp đồng: Doanh nghiệp đề nghị sử dụng file Excel này thống trị báo cáo hợp đồng test vấn đề với các loại thích hợp đồng lao đụng (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc một mực bao gồm thời hạn dưới 12 tháng, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ ko xác định thời hạn).Các trường thông báo của biểu chủng loại quản lý hợp đồng nhân sự khá đơn giản, mặc dù lại bao gồm lượng dữ liệu to với đòi hỏi độ chính xác cao.File Excel quan sát và theo dõi nhân sự mới: Trong quá trình hoạt động, có lẽ rằng doanh nghiệp lớn đang đón thêm đều nhân viên cấp dưới bắt đầu. Filequản lý hồ nước sơbởi Excel về cơ phiên bản là sự kết hợp giữa nhị biểu chủng loại Danh sách nhân sự và Hồ sơ cá thể, nhưng mà nhấn mạnh rộng vào các đọc tin quan trọng trong quá trình onboarding (nhập môn) nhân sự.File Excel theo dõi và quan sát nhân sự nghỉ việc:Cũng giống như nhỏng Biểu mẫu mã quan sát và theo dõi nhân sự new, mà lại đối với nhân sự ngủ việc, doanh nghiệp nên quyên tâm rộng sự thay đổi của những nhân tố sẽ bị huỷ hiệu lực thực thi hiện hành sau khoản thời gian nhân sự nghỉ vấn đề, cũng như làm hồ sơ cần thiết để hoàntất thủ tục hoàn thành hợp đồng.

File Excel theo dõi dịch chuyển tiền lươngcủa nhân sự: Không nên là nhân sự bắt đầu tốt nhân sự ngủ vấn đề, biến động tiền lươngbao hàm các trường hợp tăng lương, giảm lương, tăng màn chơi, sút màn chơi, luân chuyển địa chỉ, gửi công tác làm việc,... Trong file Exceltheo dõi và quan sát dịch chuyển này, cần chú ý tới ngày sự đổi khác gồm hiệu lực hiện hành.

Để cung cấp phần tử nhân sự các công ty lớn, hcdnn.com.vn sẽ tổng vừa lòng thông tin tất cả 06 biểu chủng loại bên trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Click trên trên đây nhằm download về miễn phí tổn.

*

Các tư liệu không giống có thể thiết lập về:

1.Bộ Từ điển năng lượng & Bản bộc lộ các bước cho 60+ địa chỉ vào doanh nghiệp

2.Mẫu Excel bảng chấm công tiên tiến nhất (theo tiếng, ngày, tuần)

3.Mẫu Excel bảng tính lương hiện hành (update 5/2021)

4.Mẫu Word quy chế lương thưởng trọn, prúc cấp cho với xử pphân tử sử dụng vào doanh nghiệp

5.Mẫu Word nội quy cửa hàng (phiên bản không thiếu thốn 21 trang)

6.Mẫu Word sổ tay nhân viên cấp dưới (employee handbook) bản khá đầy đủ 38 trang

3. Có chiến thuật làm sao thay thế sửa chữa biểu mẫu mã Excel để quản lý hồ sơ nhân sự nkhô cứng - gọn - đúng chuẩn - bảo mật hơn không?

Quản lý nhân sự bằng Excel từ khóa lâu đã có được xem là trách nhiệm thân quen của thành phần Nhân sự những doanh nghiệp. Sự thân quen này thậm chí còn còn được xem là lẽ đương nhiên: bọn họ vẫn sẽ từng ngày từng ngày một trung thành với quá trình tsoát lại, nhập liệu thủ công trên số đông tệp tin số liệu này.

Đúng vậy, “cai quản làm hồ sơ nhân sự” là điều cần phải làm. Thế nhưng mà, hình thức rất có thể thực hiện đâu mặc định chỉ hoàn toàn có thể là “Excel”?

Theo Gartner, 30% doanh nghiệp lớn đồ sộ vừa đủ cùng bự trên toàn cầu vẫn thực hiện bộ nguyên lý dựa vào đám mây cho những trách nhiệm quản ngại trị nhân sự vào khoảng thời gian 2020.

Ngày ni, technology 4.0 che sóng rộng rãi, thậm chí còn trí tuệ nhân tạo (Artificial Intelligence - AI) với technology máy học tập (Machine Learning - ML) sẽ đóng vai trò quan trọng đặc biệt trong vô số nhiều nghiệp vụ quản lí trị cùng vận hành; vậy chẳng gồm gì khó khăn hiểu Lúc công ty thay thế sửa chữa Excel bằng một lao lý tân tiến rộng nhằm làm chủ nhân sự.

Và đặc biệt hơn hết, việc tận dụng tối đa một chiến thuật thuận lợi rộng giúp doanh nghiệp lớn chưa hẳn triệu tập rất nhiều vào những quá trình tương quan cho tới thủ tục nhưng không tạo thành năng suất thao tác.

a. 06 nhược điểm của biểu chủng loại Excel khi dùng làm quản lý nhân sự

Dữ liệu phân tán, khôn xiết khó nhằm rà soát tổng thể tốt làm report toàn vẹn, làm khó việc ra quyết định

Lúc làm chủ làm hồ sơ bởi file Excel, có lẽ rằng công ty lớn vẫn hiểu được dữ liệu sẽ ảnh hưởng phân tán sinh sống những file không giống nhau. Họ cũng ngầm gật đầu đồng ý vẫn chi thêm nhiều thời gian với công sức nhằm cách xử trí.

Tuy nhiên, vấn đề này không đơn giản chỉ với tiêu tốn lãng phí nguồn lực cho bạn, hơn nữa mang đến những hệ luỵ nguy nan hơn - ngăn trở bài toán rà soát toàn diện, chế tạo ra report nhân sự, với bài toán hối hả ra quyết định của lãnh đạo.

Không bảo vệ bảo mật

Lẽ đương nhiên là bên làm chủ nào cũng muốn bảo mật các thông tin vào công ty lớn, đặc biệt là các tài liệu mẫn cảm. Trong công tác làm việc thống trị nhân sự đựng không hề ít tài liệu như vậy: nút lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số thích hợp đồng, nguyên do ngủ bài toán,...

Xem thêm: Cách Viết Chữ Ngang Trong Word Đơn Giản, Hướng Dẫn Viết Chữ Dọc Trong Word

Tuy nhiên, những biểu mẫu Excel đích thực ko bảo vệ bảo mật. Không bao gồm phân quyền, không tồn tại Khu Vực dữ liệu làm sao được lưu lại “chỉ dành riêng cho những người quản ngại lý” cả. Mặc mặc dù nhà cài đặt file có thể đặt mật khẩu đăng nhập truy cập, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi khác trường vừa lòng bị thất thoát ra ngoài.

Đó là chưa kể nhiều người dân đã cần dùng bình thường một biểu mẫu: nhân viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, chuyên viên C&B,... Việc điều hành và kiểm soát bảo mật gần như là cần yếu.

*

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel tiềm ẩn các côn trùng nguysợ đến doanh nghiệp

Không thể để lại “vượt kế” cho những người sau

Giả sử có một người có quyền lực cao nhân sự mới mang đến chào đón công việc, mà lại cô ấy lại quan trọng “giải mã” giải pháp khắc tên cùng sắp xếp những thông báo trên biểu chủng loại Excel mà tín đồ cũ giữ lại. Vậy cô ấy rất có thể làm những gì bên cạnh Việc đề nghị sửa đổi các biểu chủng loại kia theo sự gọi biết với kinh nghiệm của bản thân, hoặc tệ không chỉ có thế là bước đầu lại từ bỏ số lượng 0 tròn trĩnh.

Biểu mẫu mã làm chủ nhân sự bởi Excel là một trong tài nguyên ổn quý giá của người sử dụng, tuy vậy thiệt nhớ tiếc là ko có chức năng bàn giao với thừa kế toàn diện.

Khả năng tích phù hợp kém

Trong nghiệp vụ quản lí trị nhân sự nói phổ biến, có nhiều phần mềm công ty lớn rất có thể sử dụng nlỗi ứng dụng chnóng công, ứng dụng tính lương, ứng dụng cai quản KPI/OKR, thống trị gia tài, quản lý tư liệu, phần mềm chat, chữ ký kết năng lượng điện tử,... Nhược điểm của biểu chủng loại Excel là cần thiết tích phù hợp với phần đông lao lý tân tiến kia.

Ngay cả với hồ hết chế độ thông dụng hơn hẳn như là đồng hồ, kế hoạch biểu tốt Gmail thì Excel cũng ko kết nối được.

Dễ tạo ra các lỗi không nên bởi vì thao tác làm việc của con người

Tất cả các thao tác của bé bạn trên biểu chủng loại Excel, từ những việc nhập liệu tới search kiếm, tsoát lại, xào luộc, sửa đổi,... đều được thực hiện hoàn toàn thủ công. Con tín đồ ko được xây dựng sẵn nhỏng ứng dụng buộc phải sai sót là vấn đề dễ hiểu; tuy nhiên không hỗ trợ được con fan chính vậy thiếu sót của nguyên lý.

Sai lầm đang còn xẩy ra liên tục hơn nữa lúc nhiều người dân thuộc truy vấn và chỉnh sửa một tệp tin Excel. Ngay trên thời gian nhìn thấy người không giống đang thao tác làm việc trên cùng một hình ảnh với mình, chuyên viên của bạn đã có thể bị mất tập trung cùng tạo ra lầm lẫn.

Không thể không ngừng mở rộng lúc đơn vị tăng quy mô

Dữ liệu vững mạnh cùng với công ty lớn. khi càng có rất nhiều nhân viên thì cửa hàng dữ liệu nhân sự càng trnghỉ ngơi phải khổng lồ. Không thể xử lý bằng cách cứ tăng thêm số trang, số chiếc, số cột,... được.

Hay nói theo một cách khác, khi doanh nghiệp không ngừng mở rộng quy mô, làm chủ nhân sự bởi biểu mẫu mã Excel truyền thống lịch sử gần như là là siêu hạng.

b. Phần mềm quản trị thông tin nhân sự hcdnn.com HRM là phương án số 1 nhằm sửa chữa biểu mẫu nhân sự Excel

Thấu hiểu những bài bác tân oán trong nhiệm vụ cai quản trị với các điểm yếu của biểu mẫu nhân sự Excel nói trên, hcdnn.com.vn vừa mới qua đang mang lại ra mắt một phương án sửa chữa thay thế tuyệt vời nhất - Phần mượt thống trị biết tin nhân sự hcdnn.com HRM.

Phần mềm hcdnn.com HRM+ cùng với những tài năng tuyển chọn dụng, hội nhập, quản lý thông tin nhân sự toàn diện

hcdnn.com HRM rất có thể tự động tạo nên các báo cáo nâng cao, giúp đỡ bạn mau lẹ đưa ra ra quyết định nhân sự

Đâu là hầu hết chỉ số đặc biệt nên những thống kê trong quản ngại trị nhân sự? Số lượng nhân sự và workload của các phòng ban? Tổng số chi phí thuế bắt buộc nộp? Tổng số tiền lương cần trả toàn công ty? Số chi phí lương trong phòng marketing? Mức lương vừa phải trên một nhân sự? Tổng chi phí? ROI nhân sự?

Các chỉ số này sẽ được tính toán thù tự động hóa tự phần nhiều tài liệu sẵn gồm của bạn bên trên phần mềm, với hiển thị lập tức (real-time) vào mục report.

Vậy nên, bất kể thời gian làm sao bạn có thể rứa được tình trạng tổng quan về nhân sự vào công ty để đưa ra những quyết định đúng mực.

*

Một phần đồ họa các báo cáo được tạo nên tự động hóa từ các thông tin nhân sự bên trên hcdnn.com HRM

hcdnn.com HRM có công dụng bảo mật ngặt nghèo, chỉ bạn được phân quyền mới hoàn toàn có thể truy cập dữ liệu

Nếu nlỗi một file Excel thuận lợi được share ra ngoài; thì nhằm truy cập được vào hệ thống hcdnn.com HRM của khách hàng, một fan cần phải download một thông tin tài khoản phần mềm (được tạo thành và kiểm soát bởi vì công ty doanh nghiệp) VÀ được phân quyền cho. thường thì, chỉ bao gồm lãnh đạo và một vài chuyên viên nhân sự cấp cao mới có quyền sửa đổi dữ liệu toàn đơn vị, còn cai quản chỉ có quyền coi (chứ đọng không phải chỉnh sửa) dữ liệu của cung cấp dưới thuộc cơ sở bản thân.

Đối cùng với ánh mắt trường đoản cú phía nhân viên cấp dưới, hcdnn.com.vn có cung cấp thêm 1 vận dụng không giống nhằm bọn họ từ coi biết tin cá nhân với những dữ liệu thao tác làm việc không giống của phiên bản thân được tàng trữ vày công ty. Ứng dụng này mang tên hcdnn.com Me, nói một cách khác là Trang hồ sơ cá thể của từng fan.

do đó, không những bảo mật thông báo giỏi hơn, ứng dụng của hcdnn.com còn tôn vinh tính biệt lập, đáp ứng mong ước biết tới của nhân viên trong khi vẫn bảo đảm quyền kiểm soát của người sử dụng.

hcdnn.com HRM có thiết kế bài bản, dễ sử dụng, thuận tiện chuyển giao cho tất cả những người quản lý khác

Phần mềm có tác dụng lưu trữ tài liệu khôn xiết to, khả năng hiển thị cũng rộng vội vàng nhiều lần đối với một biểu mẫu mã Excel đề nghị không tồn tại đọc tin làm sao y như một “mã số túng bấn ẩn” cả.

ngay khi đồ họa và giải pháp bố trí những ngôi trường ban bố cũng theo như đúng quy chuẩn chỉnh với xúc tích và ngắn gọn, bảo đảm an toàn dễ ợt gọi hiểu cùng sử dụng cho một tín đồ new - tất cả là 1 trong trưởng phòng nhân sự giàu kinh nghiệm hay 1 chuyên viên bắt đầu vẫn còn đó “con kê mờ”.

*

Một phần bối cảnh của Phần mượt quản lý biết tin nhân sự hcdnn.com HRM

hcdnn.com HRM có tác dụng tích phù hợp to theo cả chiều rộng lớn và chiều sâu

Trong cỗ giải pháp cai quản trị nhân sự toàn diện của hcdnn.com.vn còn đa phần mềm có lợi khác: ứng dụng onboarding nhân viên cấp dưới mới, chnóng vô tư nhận diện khuôn khía cạnh, tính công, tính lương, quản ngại trị kim chỉ nam, làm chủ tài sản,... Phần mượt HRM được tích đúng theo nghiêm ngặt cùng với toàn bộ các ứng dụng này - và cả những giải pháp bên phía ngoài khác.

Lấy ví dụ, bên trên hcdnn.com HRM, nhân sự A gồm công bố mã chấm công là 072, gmail nội bộ là nguyenvana